Surat Menyurat

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Menulis dan berpikir merupakan dua kegiatan yang dilakukan secara bersama dan berulang-ulang. Dengan kata lain, tulisan adalah wadah yang sekaligus merupakan hasil pemikiran. Melalui kegiatan menulis, penulis dapat mengkomunikasikan pikirannya. Melalui kegiatan berpikir, penulis dapat meningkatkan kemampuannya dalam menulis.

Surat adalah suatu alat  komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang ke seseorang yang di kehendakinya. Banyak terdapat kesalahan yang sering kita temui dalam hal penulisan surat tersebut. Makalah ini dibuat untuk mengetahui tata cara pembuatan surat yang baik dan benar dan juga kita dapat membedakan antara surat resmi dan surat tidak resmi , ambil suatu contoh ketika seseorang membuat surat lamaran pekerjaan yang di harapkan pada saat kita membuat surat lamaran  tersebut , kita tidak lagi mengalami kesulitan .

1.2 Rumusan Masalah

1.      Apakah yang dimaksud dengan surat dan apa fungsinya?

2.      Sebutkan syarat-syarat surat yang baik?

3.      Apakah yang dimaksud dengan bahasa surat?

4.      Sebutkan bagian-bagian dari surat dan contoh surat?

1.3 Tujuan

1.      Untuk mengetahui arti dan fungsi surat.

2.      Untuk mengetahui syarat-syarat surat yang baik.

3.      Untuk mengetahui maksud bahasa surat.

4.      Untuk mengetahui bagian-bagian dari surat dan contoh surat.

PEMBAHASAN

Arti Surat

Surat adalah alat komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang di kehendakinya, yang berisi tulisan, pernyataan, suatu kabar, harapan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan dari penulis surat tersebut. Itu arti surat secara umum atau yang biasanya masyarakat tahu .

Fungsi Surat

Adapun fungsi surat yaitu sebagai alat komunikasi antar seseorang, sebagai wakil penulis, sebagai penghemat waktu dan biaya, sebagai curahan hati dari seseorang, sebagai sarana informasi dari seseorang.

Syarat-Syarat Surat Yang Baik

Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut:

a.       Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar,yaitu:

Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan

Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi

Pemakaian kertas yang sesuai dengan:

Ukuran        :  kuarto berukuran 21x29 cm

Jenis            :  HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan

Warna         : putih HVS untuk lembar asli, kuning kerts tembus untuk perbal, biru muda kertas untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.

b.      Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu:

Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu

Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya

c.       Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.

d.      Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian  kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang  kedaerah-daerahan.Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang:

1)      Sederhana

Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik tentang pemakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai kata-kata yang biasa dan lazim

2)      Ringkas

Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya.

3)      Jelas

Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.

4)      Sopan

Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:

·      Kalimat bervariasi

·      Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus

·      Menggunakan kata sapaan atau kata ganti

·      Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)

5)      Menarik

Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan:

·      Kalimat bervariasi

·      Paragraph induktif

·      Gaya bahasa

e.       Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:

·         Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.

·         Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.

·         Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.

·         Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan

Bahasa Surat

Bahasa surat yang baik harus memenuhi kriteria berikut ini :

1.      Bahas baku

2.      Bahasa jelas dan tidak bermakna ganda

3.      Lugas

4.      Efektif dan efisien

5.      Bahasa terpadu, ditiap gagasan dituangkan dalam 1 (satu) paragraf, dan ciri-ciri paragraf yang baik :

·      Mengandung kesatuan isi

·      Kepaduan antar kalimat

·      Ada pengembangan gagasan pokok

6.      Bernalar

7.      Mengandung bahasa kosa kata yang tepat, optimis,  dan menghindari pengungkapan secara langsung

Bagian-Bagian Surat

1.      Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Bagian surat yang pertama ini berisi: Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi, nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi.

2.      Tempat dan tanggal surat pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut.

3.      Nomor surat sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.

4.      Lampiran. Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.

5.      Hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

6.      Alamat dalam terdapat dua alamat yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat).

7.      Salam Pembuka. Berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.

8.      Isi surat pembuka merupakan alinea pertama yang berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi. Isi Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan. Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.

9.      Salam Penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam".

10.  Nama Jelas Pengirim dan Tanda tanganSetelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda tangannya.

11.  Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.

Contoh Surat

Surat Lamaran Kerja

Jakarta, 29 November 2013

Hal : Lamaran Pekerjaan

Kepada Yth.,

Manajer Sumber Daya Manusia

PT. Gilland Ganesha

Jl. Raya Kebon Durian No. 11

Jakarta Timur

Dengan hormat,

Sesuai dengan penawaran lowongan pekerjaan dari PT. Gilland Ganesha, seperti yang termuat di harian Kompas tanggal 27 November 2013. Saya mengajukan diri untuk bergabung ke dalam Tim Marketing di PT. Gilland Ganesha.

Data singkat saya, seperti berikut ini.

            Nama                         :      Kharisma Citra Amelia

            Tempat & tgl. Lahir    :      Jakarta, 17 April 1994

            Pendidikan akhir         :      Sarjana Ekonomi Manajemen Universitas Gunadarma

            Alamat                        :      Jl. Balimatraman Manggarai Selatan. Jakarta Selatan

            Telepon, HP, Email     :      082110323770, kharismamelia@yahoo.com

            Status perkawinan       :      Belum menikah

Saya memiliki kondisi kesehatan yang sangat baik, dan dapat berbahasa Inggris dengan baik secara lisan maupun tulisan. Latar belakang pendidikan saya sangat memuaskan serta memiliki kemampuan manajemen dan marketing yang baik. Saya telah terbiasa bekerja dengan menggunakan komputer. Terutama mengoperasikan aplikasi paket MS Office, seperti Excel, Word, Acces, PowerPoint, juga internet, maupun surat-menyurat dalam Bahasa Inggris.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan :

1.      Daftar Riwayat Hidup.

2.      Foto copy ijazah S-1 dan transkrip nilai.

3.      Foto copy sertifikat kursus/pelatihan.

4.      Pas foto terbaru.

Saya berharap Bapak/Ibu bersedia meluangkan waktu untuk memberikan kesempatan wawancara, sehingga saya dapat menjelaskan secara lebih terperinci tentang potensi diri saya.

Demikian surat lamaran ini, dan terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.

 Hormat saya,

Kharisma Citra Amelia

PENUTUP

Kesimpulan

Maka seiring perkembangan alat komunikasi yang semakin modern, efektif dan efisien dalam menyampaikan komunikasi yang berupa informasi kepada pihak lain, maka tidak akan merubah kegiatan dalam perusahaan, organisasi, atau intansi untuk tetap menggunakan surat dalam menyampaikan informasi yang berbentuk formal kepada pihak yang berkepentingan, karena surat memiliki sifat yang formal, baku, sopan, dan lain-lain. Sehingga surat tidak akan pernah hilang atau terkalahkan oleh alat komunikasi yang semakin modern.

DAFTAR PUSTAKA

http://frendyrusniady.wordpress.com/2012/03/31/makalah-surat-menyurat/

http://harmanqq.blogspot.com/2013/03/makalah-surat-menyurat.html

http://kuliahobur.blogspot.com/2013/04/definisi-fungsi-dan-syarat-surat-resmi.html

SOAL!!

1.      Alat komunikasi antar seseorang merupakan?

a.      Fungsi surat*

b.      Objek surat

c.       Bagian surat

d.      Syarat surat

2.      Dibawah ini manakah yang bukan bahasa surat yang baik?

a.       Lugas

b.      Menggunakan bahasa gaul*

c.       Bahasa baku

d.      Bahasa jelas

3.      Ada berapa bagian-bagian surat?

a.       10

b.      11*

c.       12

d.      13

4.      Alat komunikasi antara seseorang dengan seseorang yang di kehendakinya, yang berisi tulisan, pernyataan, suatu kabar, harapan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan dari penulis merupakan pengertian dari?

a.       Puisi

b.      Cerpen

c.       Surat*

d.      Cerita

5.      Ciri-ciri bahasa surat, kecuali ..

a.       Jelas

b.      Lugas

c.       Bertele-tele*

d.      Sopan